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出張時の領収書 必要な記載項目やインボイス情報も解説

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出張時に領収書はもらうべき?領収書に必要な記載項目やインボイス情報も解説

出張に行くと飛行機、レンタカー、タクシー、ホテルなどを利用することによってさまざまな費用が発生します。公共交通機関など領収書を発行できないケースもあり、旅費精算時に困った方もいるのではないでしょうか。今回は出張時の領収書は必要か、領収書に必要な記載項目、新しく導入されたインボイス制度の情報もあわせて解説します。

出張中発生する費用の領収書は必要?

領収書は支払いが済んでいることを客観的に証明するもののため、出張中に発生した費用の領収書は、その都度もらう必要があります。領収書は、過払いや二重請求などのミスを防ぐ役割も担っています。また、内部不正の防止や、税務調査に対して取引が成立したことの証明になるため無くさないようにしましょう。

出張でよくある経費の領収書のもらい方

出張時に発生するさまざまな経費の領収書は、どのようにもらえばよいのでしょうか。それぞれ詳しく解説します。

公共交通機関

交通機関 領収書のもらい方
鉄道 券売機や精算機、もしくは駅の窓口など
飛行機 自動チェックイン機、購入機、窓口など
バス 自動発券機、窓口など
タクシー 車内決済時に
チケット予約サイトや窓口など

消費税法によれば、公共交通機関を使って3万円未満の近距離移動をした場合、領収書の提出は必要ないとされています。そのため領収書の発行が難しい場合、帳簿へ記載するだけで精算可能です。また領収書の発行依頼をしたのに応じてもらえなかったなど、やむを得ない場合も領収書は不要です。ただしその場合は、税務監査で指摘を受けないために領収書がない理由を記載しておきましょう。

レンタカー

一般的には返却時に発行されますが、発行方法は各レンタカー会社によって変わってくるので確認してください。ETCで高速料金を支払った場合、基本的にクレジットカードに紐付けされているため正式な領収書は発行されません。ETCを利用した場合は、専用のETC履歴発行プリンターでの印刷や、インターネットから取得できるサービスで利用証明書を発行しましょう。

ホテル・宿泊施設

現金支払いの場合は、一般的にチェックアウト時に領収書が発行されます。クレジットカード決済の場合は、サイトの予約画面からプリントアウトできることがあります。領収書の表示回数に制限を設けている場合があるので注意しましょう。ホテルなどの旅行業者は領収書の宛名は省略可能なため、宛名がない場合もあります。宛名が必要な場合は、必ず申し出て宛名を入れてもらうようにしましょう。

飲食店

会計時に店員に申し出て発行してもらうのが一般的です。店舗によっては、割り勘した場合など、金額を分割し一部だけ発行してもらえることもあります。接待などで利用した場合は、「誰と何人で何の目的で」利用した領収書なのか、わかるようにしておくとよいでしょう。

コインランドリー・クリーニング

長期出張の際、コインランドリーやクリーニングを利用する方も多いはず。コインランドリーは無人が多く、対面による発行が難しいことも。ただし精算機や、自社アプリ、領収書発行依頼の二次元コードから発行できる場合があるので確認してみてください。クリーニング店の場合は、洗濯物の受取時に領収書や明細書をもらうことが可能です。

領収書に必要な記載事項6項目

領収書に必要な記載事項は、どのようなものがあるのでしょうか。ここでは6項目について詳しく解説します。

記載事項 チェックポイント
取引日 日付は正しいか
取引金額 正しい金額か先頭に「¥」「金」、末尾に「-」「也」、3桁ごとに「,」がついているか
取引内容(ただし書き) 用途が分かるような内容が記載されているか
宛名 省略せず正しい名前が記載されているか
発行者の氏名・住所 省略せず正しい名前や住所が記載されているか
印紙 収入印紙は貼ってあるか(50,000円以上は必要)

領収書の有効性を高めるために、上記の6項目の記載が必要です。とくに取引内容は「お品代」のような漠然としたものではなく、「文房具代として」「飲食代として」など具体的な内容を記載する必要があります。出張から戻ったあとに領収書の記載ミスや不備を発見しても再発行が難しいため、受け取ったらその場ですぐに確認しましょう。

また、税務調査が入ると領収書の提出が必要です。法人・個人事業主などの青色申告者は7年間、白色申告者は5年間の領収書の保存義務が課せられています。保管期間をしっかり守るようにしましょう。

領収書でも適格請求書(インボイス)として利用できる?

条件を満たした領収書やレシートなら利用できる

2023年10月からインボイス制度が導入されましたが、条件を満たした領収書やレシートなら適格簡易請求書として取り扱うことが可能です。適格簡易請求書を発行できるのは、飲食店業者や旅行業者など不特定多数の者に対して販売などを行う業者のみです。適格簡易請求書として領収書を発行する側は、適格請求書発行業者として登録申請を行い、領収書のフォーマットも条件を満たすものに変更しなければいけません。また取引価格が税込3万円未満の場合でも、適格請求書がなければ仕入税額控除が受けられなくなるので、注意してください。

出張で適格簡易請求書が必要な場合は、上の記載事項6項目に加えて、以下の項目も追加されているか確認しましょう。

【領収書やレシートの追加項目】
  • 登録番号
  • 税率ごとに区分した消費税額または適用税率

領収書を適格簡易請求書として扱うには、「登録番号」、「税率ごとに区分した消費税額または適用税率」の記載が必要です。登録番号とは税務署に認められた適格請求書発行事業者に発行される「T」に13桁の数字で構成された番号のことです。

出張で発生する領収書の精算までの流れ

基本的には会社の規定によりますが、ここでは一般的な流れを4ステップに沿って紹介しますので、ぜひ参考にしてください。

  • ステップ1 出張の申請を上司に行い、承認をもらう
  • ステップ2 出張先で経費の立替払いをする
  • ステップ3 旅費精算書を上司に提出し、承認をもらう
  • ステップ4 旅費精算書を経理に提出

遠隔地への出張は、事前に上司に申請しましょう。出張中に支払う交通機関のチケットやタクシー、ホテルの宿泊費などの領収書の宛名は正式な会社名で記入してもらいます。出張から戻ったら経費を精算するための帳票「旅費精算書」を作成します。「旅費精算書」への領収書の添付と、出張の用件や訪問先の記載を忘れないようにしましょう。

上司に提出し、承認をもらったら経理へ提出。提出期限を設けている場合もあるので、出張から戻ったら旅費精算書は速やかに提出してください。

出張での領収書に関するよくあるQ&A

出張での領収書に関するよくあるQ&Aを3つに絞ってまとめましたので、ぜひ参考にしてください。

Q.領収書がない場合はどうすればいい?

A.出金伝票を作成します。

電車や路線バスなどで支払った運賃や割り勘で支払った打ち合わせの飲食代など領収書がもらえないケースもあるでしょう。その場合は「出金伝票」を使用して処理できます。支払った日付、金額、具体的な内容などを領収書同様に正確に書きましょう。要件が揃えば税務署のチェックでは問題のない書類とみなされます。

Q.領収書の代わりに、レシートで代用できる?

A.代用可能です。

レシートは日付、金額、内容、発行者など宛名以外は書かれています。また領収書の但し書きよりも詳しく品目が印字されているため、信頼性は高くなります。ただし、レシートは感熱紙のため、時間の経過とともに文字が見えなくなることも。光に当たらないように印字面を内側に折っておく、ファイリングしておくなどの対応が必要です。

Q.ホテルの領収書を一部自己負担したい場合はどうすればいい?

A.フロントにて一部自己負担したいことを伝えましょう。

多くのホテルでは、領収書をその支払いに応じて分割し発行することが可能です。アパホテルのように「1泊目と2泊目を分ける」、「宿泊代と駐車場代を分ける」などの対応をしているホテルもあります。分割が可能かどうかについては、宿泊する予定のホテルにお問い合わせください。

出張時は領収書を正しく発行してもらおう

出張時の領収書の必要性や領収書に必要な記載項目、新しく導入されたインボイス制度の情報もあわせて解説しました。出張の際には正しく領収書を発行してもらう方法を身につけ、旅費精算書の作成時にお役立てください。

アパホテルなら、公式サイトやアプリから事前決済予約(または、1秒チェックイン)を行った場合、簡単に領収書を発行できます。とくに全国のアパホテルを簡単に検索できるアパアプリでは、予約、チェックイン、領収書発行もデバイス一つで完了します。お得で便利なアパアプリをぜひダウンロードして出張時にお役だてください。

この記事の監修

アパホテル株式会社


◯事業内容
ホテル事業 頂上戦略として都心3区(千代田区・港区・中央区)を中心に客室1万室の新規事業展開を目指し、更なるブランド強化を図ります。また、1,000万人を突破したアパカード会員を背景に、全国のネットワークを強固するとともに、くつろぎと洗練さをあわせ持つ「新都市型ホテル」や地方ホテル再生、フランチャイズ等で積極的に事業を拡大しています。

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